İnşaat Malzemesi Teknik Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Hedef ülke, ürün ailesi ve sözleşme şartına göre teknik ve ticari belgeleri tek revizyon kontrollü dosyada toplayın.
İnşaat malzemesi sevkiyatında “sertifikalar hazır” ifadesi tek başına yeterli değildir. Gerekli dosya; ürün ailesine, hedef ülkeye, sözleşmeye, proje şartnamesine ve gümrük tarife koduna göre değişir. Avrupa Birliği için geçerli bir belge Umman, Irak veya başka bir pazarda otomatik olarak yeterli kabul edilmeyebilir. İlk adım, hangi belgenin hangi gereklilikten doğduğunu gösteren bir belge matrisi hazırlamaktır.
1. Ürünü ve hedef pazarı tanımlayın
Ürün kodu, tanımı, kullanım amacı, üretici, menşe, hedef ülke, proje ve tahmini HS kodu aynı kapak sayfasında bulunmalıdır. HS kodu ve ithalat koşulları yetkili gümrük tarafıyla doğrulanmadan dosya “tamamlandı” olarak işaretlenmemelidir.
2. Sözleşme ve teknik şartname gerekliliklerini ayırın
Yasal zorunluluk, müşteri şartı ve danışman onay talebi ayrı sütunlarda tutulmalıdır. Böylece zorunlu belge ile projeye özel istek birbirine karışmaz. Her gereklilik için sorumlu, son tarih ve onay durumu atanır.
3. Ürün teknik alt dosyasını kurun
- Güncel teknik veri föyü ve ürün tanımı
- Uygulanabilir standart ve test metodu
- Yetkili laboratuvar test raporları
- Montaj, kullanım, bakım ve güvenlik talimatları
- Renk, ölçü, tolerans ve ambalaj bilgileri
- Numune ve onay kaydı
4. Uygunluk belgelerini kapsamıyla birlikte kontrol edin
Belgenin yalnızca adı değil; düzenleyen kuruluş, belge numarası, ürün kapsamı, üretim tesisi, geçerlilik ve doğrulama bağlantısı kontrol edilmelidir. CE işareti veya performans ve uygunluk beyanı yalnızca ilgili pazar ve ürün mevzuatı kapsamında kullanılır. AB'nin yeni Yapı Malzemeleri Tüzüğü, ilgili ürünlerde elektronik performans ve uygunluk beyanı ile dijital ürün pasaportu yönünde aşamalı bir yapı kurmaktadır; geçiş takvimi ürün bazında teyit edilmelidir.
5. Ticari ve lojistik belgeleri teknik dosyayla eşleştirin
Ticari fatura, paketleme listesi, menşe belgesi, taşıma belgesi ve ihracat beyannamesindeki ürün tanımı ile teknik dosyadaki tanım aynı olmalıdır. Koli, palet ve rulo numaraları mümkünse parti kayıtlarıyla bağlanır.
6. Umman sevkiyatında Bayan gerekliliklerini önceden kontrol edin
Umman Gümrüğü, Bayan üzerinden gümrük beyannamesi ve beyan türüne göre gerekli eklerin sunulmasını ister; ticari fatura, üretici menşe belgesi ve ihracatçı ülke beyannamesi listelenen temel belgelerdendir. Ürün izne tabi ise ilgili izin de eklenir. Ürüne özel güncel koşullar sevkiyattan önce resmî gereklilik aramasından kontrol edilmelidir.
7. Revizyon kontrollü dijital klasör kullanın
Dosya adında ürün kodu, belge türü, dil, revizyon ve tarih bulunmalıdır. “Final” gibi belirsiz isimler yerine onay durumu kullanılır. ERP içinde belge sahibi, son geçerlilik tarihi, doğrulama bağlantısı ve sevkiyat referansı tutulursa süresi dolan belge veya yanlış revizyon otomatik uyarılabilir.
Sık sorulan sorular
Her inşaat malzemesinde CE belgesi gerekir mi?
Hayır. Gereklilik hedef pazar, ürün kapsamı ve uygulanabilir teknik düzenlemeye göre doğrulanmalıdır.
Test raporu ile sertifika aynı şey midir?
Hayır. Test raporu belirli numune ve metoda ait sonucu; sertifika ise tanımlı bir uygunluk veya sistem kapsamını gösterebilir. Kapsamları ayrı incelenir.
Tedarikçi ön yeterliliği için B2B tedarikçi değerlendirme rehberini inceleyebilirsiniz.
