Proje malzemelerinde kısmi teslimat ve bakiye takibi nasıl yapılır
Bir siparişin bir bölümü sahaya geldiğinde iş bitmez. Fiziksel teslimi, teknik kabulü ve kalan miktarı ayıran bir kayıt düzeni, sonraki sevkiyat kararını daha açık hale getirir.
Bir projede malzemenin bir bölümü önce, kalanı sonraki sevkiyatla gelebilir. Bu durumda “sipariş teslim edildi” ifadesi tek başına yeterli değildir. Hangi kalemden ne kadar geldiği, ne kadarının kontrol edildiği ve ne kadarının sahada kullanılabileceği ayrı ayrı görülmelidir.
Kısmi teslimat takibi, satın alma siparişindeki her satırı sevkiyat ve saha kayıtlarıyla eşleştirmeyi gerektirir. Türkiye'den Körfez bölgesine veya başka bir proje pazarına uzanan bir tedarik akışında aynı malzeme farklı paletlere, konteynerlere ve teslim noktalarına bölünebilir. Kontrol, sipariş başlığından değil ürün satırından başlamalıdır.
Sevk edilen miktar ile kabul edilen miktarı ayırın
Bir malzemenin yola çıkması, sahaya ulaşması ve kullanım için kabul edilmesi farklı aşamalardır. Takip listesinde şu durumları ayrı tutun:
- Sevk edildi fakat teslim noktasına ulaşmadı.
- Fiziksel olarak teslim alındı fakat kontrolü tamamlanmadı.
- Kontrol sonrası kabul edildi.
- Uygunsuzluk, hasar veya belge eksiği nedeniyle bekletiliyor.
- İade edildi ya da onaylı sipariş değişikliğiyle kapsamdan çıkarıldı.
Bu durumlar aynı miktarı iki kez saydırmamalıdır. Örneğin kabul edilmiş bir miktar, ayrıca “kontrol bekliyor” satırında kalmamalıdır. Sevk ve teslim toplamları hareket kayıtlarıdır; güncel durum miktarlarıyla toplanarak yeni bir toplam oluşturulmaz.
Bakiyenin neyi ölçtüğünü adında belirtin
“Kalan miktar” sahada farklı anlamlarda kullanılabilir. Fiziksel teslim bakiyesi, güncel sipariş kapsamına göre henüz teslim alınmayan miktarı gösterir. Kabul bakiyesi ise aynı kapsam içinde henüz kabul edilmemiş miktarı gösterir. Sahada bulunan fakat kontrolü bitmeyen malzeme ikinci bakiyeye dahildir.
Basit bir örnek üzerinden bakalım. Tamamı aynı birimle izlenen bir sipariş satırında hedef 100 adet olsun. İptal veya iade bulunmadığını varsayalım. Sahaya 60 adet ulaşmış, bunun 55 adedi kabul edilmiş, 5 adedi kontrolde bekliyor olsun.
| Gösterge | Örnek miktar | Anlamı |
|---|---|---|
| Güncel sipariş hedefi | 100 adet | Onaylı kapsam |
| Fiziksel teslim alınan | 60 adet | Kabul sonucu ne olursa olsun ulaşan miktar |
| Kabul edilen | 55 adet | Kabul kaydı bulunan miktar |
| Kontrol bekleyen | 5 adet | Sahada, henüz kabul edilmemiş |
| Henüz teslim alınmayan | 40 adet | 100 eksi 60 |
| Henüz kabul edilmemiş toplam | 45 adet | 40 teslim alınmayan ve 5 kontrol bekleyen |
Buradaki 45 adet, doğrudan “45 adet daha sipariş ver” anlamına gelmez. Kontroldeki 5 adet kabul edildiğinde, ek sevkiyat olmadan kabul bakiyesi 40 adede iner. İade, değişim veya iptal olduğunda ise ilgili miktar ve dayanak kayıt birlikte güncellenmelidir.
Her sipariş satırını belgeyle eşleştirin
Takip için uzun bir dosya yerine düzenli bir satır yapısı yeterli olabilir. Sipariş ve satır numarası, ürün kodu, birim, onaylı miktar, teslim noktası, sevkiyat referansı, teslim alınan miktar, kabul miktarı ve açık aksiyonu aynı yerde tutun. Parti veya seri takibi gereken ürünlerde ilgili kimliği de ekleyin.
Teslim kaydını teslim tutanağı veya ilgili teslim belgesiyle, kontrol sonucunu ise kabul ya da uygunsuzluk kaydıyla ilişkilendirin. Fotoğraf ve yazışmalar destekleyici olabilir; miktar veya kabul kararı belirsizse yalnız fotoğrafa bakarak siparişi kapatmayın.
Fatura düzenlenmiş olması, malzemenin tamamının sahaya ulaştığını veya kabul edildiğini tek başına göstermez. Ödeme, fatura, teslim ve kabul durumları farklı alanlarda izlenmelidir.
Eksik kaleme bir sonraki aksiyonu atayın
Her açık satır için yalnız “bekliyor” yazmak yerine neden, sorumlu ve sonraki kontrol tarihini belirtin. Eksik miktar henüz üretilmedi mi, sevk edildi mi, başka teslim noktasına mı gitti, yoksa sahada kabul mü bekliyor? Her neden farklı bir aksiyon gerektirir.
Tedarikçiden alınan bir tahmini tarih ile müşteriye onaylanmış teslim taahhüdünü aynı alan olarak kullanmayın. Tarih değiştiğinde kaynağı ve etkilediği sipariş satırları görünür kalmalıdır. Tarih takibini ayrıntılandırmak için şantiye lojistiğinde ETA yönetimi rehberini de inceleyebilirsiniz.
ERP ve yapay zekâyı kayıt kontrolünde kullanın
ERP sistemi, teslim belgelerindeki satırları siparişle eşleştirmek, aynı belgeyi iki kez işlemeyi engellemek ve açık miktarları göstermek için kullanılabilir. Yapay zekâ belge metninden ürün kodu veya miktar önerisi çıkarabilir; ancak farklı birimler, okunamayan satırlar ve ürün kodu uyuşmazlıkları insan kontrolüne bırakılmalıdır.
Otomatik öneri, kabul kararı değildir. Sistem siparişi kendiliğinden kapatmamalı veya yeni bir teslim sözü oluşturmamalıdır. Belgede ve miktarda uyuşmazlık varsa sorumlu ekibin incelemesi için açık kayıt bırakılmalıdır.
Siparişi kapatmadan önce son kontrolü yapın
Güncel sipariş kapsamı ile kabul edilmiş net miktarı karşılaştırın. Açık iade, değişim, uygunsuzluk ve belge eksiklerini kontrol edin. Sonrasında kapanış kararını, dayanakları ve karar sahibini kayda geçirin. Böylece sonraki sevkiyat veya proje değerlendirmesinde “tamamlandı” bilgisinin neye dayandığı anlaşılır.
Proje malzemesi talebiniz için ürün listesini, miktarları ve teslim noktalarını RHB Group iletişim sayfası üzerinden paylaşabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kısmi teslimat olduğunda sipariş kapatılır mı
Yalnız bir sevkiyatın gelmesi tüm siparişi kapatmak için yeterli değildir. Kapanış, güncel sipariş kapsamı, kabul durumu ve açık kalemler birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.
Sahada bulunan her malzeme kabul edilmiş sayılır mı
Hayır. Fiziksel teslim kaydı ile teknik veya miktarsal kabul kaydı farklıdır. Kontrol bekleyen veya uygunsuzluk nedeniyle ayrılan miktar ayrıca görünmelidir.
Birimler farklıysa miktarlar doğrudan karşılaştırılır mı
Hayır. Koli, adet, kilogram, metre ve metrekare birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Ürün ve ambalaj bilgisine dayanan doğrulanmış dönüşüm varsa kaynağıyla birlikte kaydedilmelidir.
