Umman Projeleri İçin Tedarikçi Ön Yeterlilik Dosyası
Tedarikçi kaydı, proje ön yeterliliği ve malzeme onayı aynı süreç değildir. Kanıtları kontrollü bir PQ dosyasında toplayın.
Umman'daki bir projeye ürün veya hizmet sunmak için hazırlanan tedarikçi ön yeterlilik dosyası (supplier prequalification/PQ), şirketin ilgili kapsamı yönetme kabiliyetini kanıtlarla anlatır. Kurumsal broşür tek başına yeterli değildir; kayıt, yetki, deneyim, teknik kapsam, kalite, HSE, finansal kapasite, yerel teslimat ve belge geçerliliği birbiriyle tutarlı olmalıdır.
Ön yeterlilik onay veya iş garantisi değildir. Kurum kaydı, ihaleye katılım, proje PQ onayı, üretici onayı, malzeme altmittal'ı ve saha kabulü ayrı karar kapıları olabilir. Sevkiyat dosyası için Türkiye'den Umman'a malzeme tedarik rehberini de inceleyebilirsiniz.
1. Talep ve değerlendirme kapsamını okuyun
Dosyayı genel bir arşivden kopyalamadan önce müşteri, danışman, ana yüklenici, paket adı, ürün/hizmet sınıfı, son tarih, dil, dosya boyutu, imza/onay ve portal gerekliliklerini yazın. Her kurumun istediği alan aynı değildir. Güncel resmî portal ve ihale dokümanı, genel kontrol listesinden önce gelir.
2. Şirket kimliği ve yasal kayıtlar
- Ticaret sicili, şirket unvanı ve faaliyet kapsamı
- Adres, yetkili kişi ve resmî iletişim bilgileri
- Vergi ve oda kayıtları; talep edilen pazara göre yerel belgeler
- Ortaklık, şube, temsilcilik veya yerel ortak yapısı
- Belge numarası, düzenleyen kurum, tarih ve geçerlilik
Belgenin dosyada bulunması kadar şirket adı ve kapsamla eşleşmesi önemlidir. Süresi geçmiş veya başka tüzel kişiye ait belge ayrı bir risk kaydıyla gösterilmelidir; sessizce güncelmiş gibi kullanılmamalıdır.
3. Üretici, distribütör ve tedarikçi rolünü ayırın
Başvuran şirket üretici, yetkili distribütör, tüccar, uygulayıcı veya bunların birleşimi olabilir. Teklif verilen marka ve ürün ailesi için üretici yetki yazısı, bölge kapsamı, son tarih ve imza doğrulanmalıdır. Yetki yazısı şirketin bütün ürünleri veya bütün Körfez ülkeleri için otomatik hak verdiği şeklinde yorumlanmamalıdır.
4. Benzer deneyimleri kanıtlayın
Referans listesinde proje adı, ülke, müşteri, yıl, sözleşme kapsamı, miktar/değer aralığı, tamamlanma durumu ve doğrulanabilir iletişim veya kabul kanıtı bulunmalıdır. Görsel, logo veya yalnızca proje adı tamamlanmış performans kanıtı değildir. Devam eden, tamamlanan ve teklif aşamasındaki işler ayrılmalıdır.
5. Teknik kapsam ve ürün matrisi oluşturun
Her ürün için üretici, marka, model/kod, menşe, kullanım, standart, TDS, test raporu, sertifika ve garanti satırı açın. Belgedeki ürün kodu teklif ve numuneyle eşleşmelidir. Bir sertifikanın kapsamı ilgili model, üretim tesisi, standart sürümü ve geçerlilik tarihi üzerinden kontrol edilmelidir. Genel şirket sertifikası ürün performans belgesi yerine geçmez.
6. Kalite yönetimi ve izlenebilirliği gösterin
Organizasyon şeması, kalite sorumluları, doküman kontrolü, tedarikçi değerlendirme, giriş kontrolü, lot/seri takibi, kalibrasyon, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet süreçleri açıklanmalıdır. ISO belgesi varsa düzenleyen kuruluş, akreditasyon, kapsam, adres ve geçerlilik doğrulanmalıdır. Sertifika tek başına gerçek proje uygulamasını kanıtlamaz; örnek kayıt ve prosedür bağlantısı gerekir.
7. HSE ve saha teslim kapasitesini açıklayın
Ürün veya iş kapsamına göre risk değerlendirmesi, güvenli çalışma yöntemi, PPE, eğitim, olay kaydı, acil durum ve alt yüklenici kontrolü istenebilir. Kimyasal ürünlerde güncel SDS, depolama ve taşıma şartları ayrıca bağlanır. HSE istatistiği dönem, çalışılan saat ve kapsam belirtilmeden sunulmamalıdır.
8. Organizasyon ve kilit personel
Proje yöneticisi, teknik sorumlu, kalite, HSE, lojistik ve ticari iletişim rolleri gösterilmelidir. CV'lerde görev, deneyim, sertifika ve müsaitlik başvurulan paketle ilişkilendirilir. Başka projede görevli kişinin otomatik olarak bu iş için tahsis edildiği varsayılmamalıdır.
9. Finansal ve ticari kapasite
Talep edilirse denetlenmiş mali tablolar, banka yazıları, sigorta, ciro sınıfı ve kredi/teminat kapasitesi kontrollü ve gizlilik seviyesine uygun sunulur. Para birimi ve dönem belirtilir. Finansal belge, fiyat teklifinin veya ödeme koşullarının yerine geçmez; hassas bilgiler yalnızca yetkili alıcıya güvenli kanalla gönderilmelidir.
10. Umman'da yerel operasyon planı
İthalatçı, gümrük müşaviri, depo, iç taşıma, saha randevusu, boşaltma, servis, yedek parça ve Arapça/İngilizce iletişim sorumluları açıklanmalıdır. Uluslararası tedarikçi kaydı ile yerel yüklenici sınıflandırması aynı şey olmayabilir. Esnad ve ilgili kurum portallarındaki güncel şirket tipi ve zorunlu alanlar başvuru sırasında kontrol edilmelidir.
11. Kontrollü dosya indeksi kurun
- Kapak, paket ve başvuru bilgisi
- İçindekiler ve belge matrisi
- Şirket/yasal kayıtlar
- Yetki ve organizasyon
- Benzer deneyim ve kabul kanıtları
- Teknik ürün/servis dosyası
- Kalite, HSE ve personel
- Finans ve sigorta
- Yerel lojistik ve destek planı
- İstisna, eksik ve teyit bekleyenler listesi
Her dosyaya belge kodu, revizyon, tarih, geçerlilik, sahip ve kaynak verin. Büyük dosyaları kontrolsüz e-posta eklerine bölmek yerine indekslenmiş, salt okunur ve erişimi sınırlı bir veri odası kullanılabilir.
12. Yapay zekâyı kontrollü kullanın
Yapay zekâ belge sınıflandırma, tarih/numara çıkarma, şirket ve ürün kodu eşleştirme, revizyon farkı ve eksik alan uyarısında yardımcı olabilir. Ancak belge gerçekliği, hukuki geçerlilik, teknik kabul ve yetki kararını tek başına vermemelidir. Her çıkarım kaynak sayfa ve güven seviyesiyle insan incelemesine sunulmalıdır.
PQ kapsamınızı ve ürün listenizi RHB Group iletişim sayfası üzerinden paylaşarak belge matrisi ve teslimat planını birlikte değerlendirebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Esnad kaydı proje PQ onayı mıdır?
Hayır. Platform kaydı, kurum veya proje tarafından yapılan ayrı teknik ve ticari değerlendirmelerin yerine geçmez.
Şirket ISO belgesi ürün onayı sağlar mı?
Hayır. Yönetim sistemi kapsamı ile ürünün teknik uygunluğu farklı kanıtlarla değerlendirilir.
Gönderilen PQ dosyası onaylanmış sayılır mı?
Hayır. Teslim kanıtı, inceleme sonucu, yorumlar ve resmî onay statüsü ayrı kaydedilmelidir.
